Baza wiedzy Factum
Poznaj zasady wyceny rezerw urlopowych (rezerw na niewykorzystane urlopy). Dowiedz się, dlaczego warto skorzystać ze wsparcia aktuariusza?
Rezerwy na niewykorzystane urlopy to część rezerw pracowniczych, które firma musi tworzyć zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dzięki wycenie aktuarialnej, przygotowanej przez doświadczonego aktuariusza lub biuro aktuarialne, kwota rezerwy jest policzona rzetelnie i akceptowalna dla audytora.
Zgodnie Kodeksem Pracy (KP) urlopy wypoczynkowe razem z urlopami opiekuńczymi oraz urlopami bezpłatnymi należą do grupy urlopów pracowniczych. Zasady funkcjonowania urlopów wypoczynkowych opisują art. 152-173 KP. Jedne z ważniejszych zapisów to:
Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem” (Art. 152. § 1).
Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (Art. 152. § 2).
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (Art. 161).
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (Art. 171. § 1).
Niewykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, poza skutkami nieoptymalnego (w sensie kodeksowym) skorzystania z odpoczynku przez pracownika, niesie także skutki księgowe. Wygenerowany został przychód w związku z wykonywaną pracą, zaś koszt związany z zatrudnieniem będzie ponoszony w kolejnym roku. Konieczne jest więc prawidłowe przyporządkowanie kosztów do okresu, w którym pracownik pracował (w myśl zasady rachunkowości o współmierności kosztów i przychodów).
Pierwszorazowe tworzenie rezerw na tego typu zobowiązanie wynika najczęściej z zaleceń audytorów, którzy dają firmom takie zalecenie.
W praktyce księgowej i aktuarialnej skrótowo mówimy o „rezerwie urlopowej”, „rezerwie na urlopy” lub o „rezerwie na niewykorzystane urlopy”. W pełnym brzmieniu sformułować ten termin jako: „rezerwa na ekwiwalent pieniężny w przypadku niewykorzystania przysługującego pracownikowi urlopu”.
Współpraca z biurem aktuarialnym kojarzy się przede wszystkim z wyceną aktuarialną rezerw pracowniczych (takich jak: rezerwy emerytalne, rezerwy rentowe, rezerwy na nagrody jubileuszowe czy rezerwy na odpis na ZFŚS dla byłych pracowników).
Jednak szacowanie kwoty będącej zobowiązaniem z tytułu niewykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych w danym roku rozrachunkowym, również może zostać zlecone aktuariuszowi. Na jakie korzyści może liczyć firma, która zdecyduje się na wycenę rezerwy na niewykorzystane urlopy u aktuariusza?
Przede wszystkim dział księgowy pozbywa się obowiązku wyznaczenia rezerwy.
Jeżeli jednostka ma już zawiązane inne aktuarialne rezerwy pracownicze (np. rezerwy emerytalne itp.), to większość danych potrzebnych do wyceny rezerwy urlopowej i tak jest już przekazywana aktuariuszowi. Dodatkowa praca jest więc minimalizowana a biuro aktuarialne rezerwę urlopową wyznacza niejako „przy okazji”.
Z praktyki wynika, że w niektórych przypadkach przekazanie wyliczeń na zewnątrz jednostki pomaga wyeliminować błędy w danych lub uchybienia koncepcyjne, które mają szansę się wkraść w samodzielnym działaniu.
Sporządzony po kalkulacji i opatrzony podpisem licencjonowanego aktuariusza raport aktuarialny stanowi wiarygodne potwierdzenie poprawności wyliczeń.
Biura aktuarialne gwarantuje wsparcie przed audytorem podczas ewentualnej kontroli.
Jeśli jednostce zależy na prognozie rezerwy urlopowej i jest ona wyznaczana przed datą bilansową (np. na podstawie danych płacowych z wcześniejszego miesiąca lub dwóch), to aktuariusz uwzględni w wyliczeniach prognozowany wzrost wynagrodzeń w spółce, co zagwarantuje lepsze oszacowanie przyszłego kosztu.
Raport aktuarialny z wyceny rezerw na niewykorzystane urlopy na ogół zawiera więcej niż tylko sumaryczną kwotę skalkulowanego zobowiązania. Dla wygody czytelnika raportu dodatkowo umieszczane są (także w Excelu) następujące ujawnienia: rozbicie kwoty rezerw urlopowych na pracowników, rozbicie kwoty rezerw urlopowych na MPK lub inne grupy kosztowe.
Do wyznaczenia rezerwy na niewykorzystane urlopy biuro aktuarialne wykorzystuje następujące dane:
Ponadto do ustalenia wysokości rezerwy urlopowej niezbędny jest współczynnik urlopowy ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego, na ogół raz w roku lub po każdej zmianie planowanej liczby dni wolnych od pracy.
To zobowiązania pracodawcy z tytułu niewykorzystanych dni urlopu wypoczynkowego, które zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny być ujęte w bilansie firmy.
Tak, obowiązek dotyczy jednostek prowadzących pełną księgowość i sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości lub standardami MSR 19/KSR 6.
Rezerwa może być obliczona wewnętrznie, jednak wycena przygotowana przez aktuariusza lub biuro aktuarialne jest bardziej rzetelna i zazwyczaj akceptowana przez biegłych rewidentów podczas audytu.
Podstawowe dane to liczba dni niewykorzystanego urlopu, wynagrodzenie pracowników zgodnie z zasadami rozporządzenia o podstawie ekwiwalentu oraz narzuty pracodawcy, w tym składki ZUS.
Profesjonalna wycena oszczędza czas działu finansów, eliminuje ryzyko błędów i zwiększa wiarygodność sprawozdania finansowego przed audytorem.
Skontaktuj się z Biurem Aktuarialnym Factum. Przygotujemy wycenę aktuarialną rezerw urlopowych, raport aktuarialny oraz dokumentację pomocną podczas audytu.
Zapytaj o wycenę
